Cara Membuat Surat Resmi

Cara Membuat Surat Resmi
Sebelum membuat surat resmi alangkah baiknya kita memngetahui ciri-ciri surat resmi yang baik terlebih dahulu. Berikut ciri-ciri dari surat resmi yang baik.
  • Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
  • Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
  • Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
  • Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
  • Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.
Bagian-bagian yang Ada Pada Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan yang telah ditentukan oleh ahli kebahasaan. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua pihak.

Kepala atau Kop Surat Resmi
Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.
  1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
  2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat.
  3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, faks atau email.
  4. Kode Pos
  5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi yang mengeluarkan surat.
Nomor Surat Resmi

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar.
Lalu bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut penjelasannya. Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja.
Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.

Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Alamat Surat
Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.
  1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
  2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
  3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
  4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
  5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
  6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

Isi Surat Resmi
Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.

Penutup surat Resmi
Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
  1. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima
    kasih.
  2. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
  3. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
    terima kasih.
  4. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

Contoh Surat Resmi
 Klik Di Sini Untuk Melihat

Comments

Post a Comment

Popular Posts

Fungsi Sub Menu Breaks Pada Microsoft Word

Image
          Banyak diantara kita yang tidak tahu kegunaan dari fitur breaks pada menu layout di Microsoft Office Word, padahal fitur itu adalah fitur yang sangat berguna, oleh karena itu dalam kesempatan kali ini saya akan membahas berbagai hal yang ada dalam fitur ini. Page Break   Section Break    1.Pengeritan dan Fungsi           Pengertian dari Breaks ini sebenarnya semuanya sebenarnya memiliki inti yang sama yaitu memisahkan atau memberikan ruang kosong tulisan yang telah ditulis, dan juga memudahkan pengguna dalam pengetikan karena tidak pelu menekan terlalu banyak tombol.    1.1 Fungsi dari Page Break/Breaks Page           Page Break adalah suatu fitur dalam Microsoft Word yang berfungsi sebagai pemisah antara halaman satu dengan halaman yang lainnya. Dengan kata lain, Page Break Digunakan untuk berpindah ke halaman berikutnya sebelum halaman habis tanpa ha...
Read more

Apa Itu Kamen Rider?

Image
     Kamen Rider? Masked Rider? Apa  dan siapa sih mereka itu? Hhhmmm. Itu adalah pertanyaan yang sering di dengar setelah mendengar kata Kamen Rider atau Masked Rider. Bagi kalian yang tidak tau apa sih itu Kamen Rider atau yang bisa juga disebut Masked Rider, di bawah ini adalah penjelasan tentang Kamen Rider, so langsung check it out. Kamen Ride Ryuki      Kamen Rider Series ( 仮面ライダーシリーズ/ Kamen Raidā Shirīzu) atau bisa juga disebut dengan Masked Rider Series adalah serial tokusatsu asal Jepang yang di produksi oleh TOEI COMAPANY. Bercerita tentang pengendara sepeda motor bertopeng yang mampu berubah wujud dengan menggunakan alat khusus sambil berkata "Henshin!!" yang artinya "Berubah!!" untuk melawan kejahatan. Kamen Rider Blade       Disiarkan pertama kali di Jepang pada tahun 1971 dengan seri pertama yang berjudul Kamen Rider yang kemudian menjadi terobosan baru dalam industi pertelevisian tokusatsu...
Read more

Englsih VS Indonesian Poetry

Image
  POETRY What is Poetry? Poetry is a form of literature which has two forms written and oral. Poetry usually has a meaning or message inside it both implicit and explicit. Poetry is usually designed to convey the message in a way that touches the feelings of the reader or listener.  Types/Genres of English Poetry Lyrics Poetry Lyric poetry is more kind of song-like and emotional poetry. Sonnets and odes are examples of lyric poetry. Lyric poetry doesn't always tell a story but focuses more on the author's more personal emotions, attitudes, and state of mind of the writers. example: James DeFord Italian Sonnet Turn back the heart you've turned away Give back your kissing breath Leave not my love as you have left The broken hearts of yesterday But wait, be still, don't lose this way Affection now, for what you guess May be something more, could be less Accept my love, live for today. Romance Romance poetry usually contains an adventure story, usually set in a mythical or ...
Read more